Mô tả Công việc
Vận hành và back-office dự án
Theo dõi các công việc, thời hạn và tình trạng thực hiện của dự án.
Chuẩn bị agenda, biên bản họp, action list và theo dõi việc thực hiện sau họp.
Tổng hợp thông tin báo cáo định kỳ và các vấn đề dự án cần xử lý.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để thu thập thông tin và theo dõi công việc.
Quản lý hóa chất, vật tư và kho
Cập nhật tình trạng nhập - xuất - tồn của hóa chất, vật tư và vật tư phòng thí nghiệm.
Theo dõi hạn sử dụng, điều kiện bảo quản, mức tồn kho.
Tổng hợp nhu cầu vật tư từ các nhóm chuyên môn và hỗ trợ đề xuất mua bổ sung.
Hỗ trợ kiểm kê, cập nhật hồ sơ và xử lý các vấn đề phát sinh về vật tư/kho.
Mua sắm và quản lý nhà cung cấp
Tổng hợp nhu cầu mua sắm từ các nhóm chuyên môn.
Hỗ trợ lấy báo giá, tổng hợp và so sánh báo giá, theo dõi phê duyệt và đơn hàng.
Theo dõi phê duyệt và tiến độ giao hàng, nghiệm thu, hóa đơn/chứng từ và hoàn tất hồ sơ mua sắm.
Trao đổi với nhà cung cấp trong phạm vi được phân công và báo cáo các vấn đề phát sinh.
Điều phối hợp đồng dịch vụ với trường và bệnh viện
Làm đầu mối hành chính - vận hành để phối hợp với trường đại học, bệnh viện và các đơn vị liên quan trong việc triển khai hợp đồng dịch vụ trong khuôn khổ dự án.
Theo dõi các mốc ký kết, thực hiện, nghiệm thu, thanh toán và thanh lý hợp đồng.
Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ hành chính phục vụ nghiệm thu, thanh toán và báo cáo.
Phối hợp với Pháp chế, Tài chính và các đơn vị chuyên môn để xử lý các yêu cầu theo hợp đồng.
Theo dõi deliverables và các nghĩa vụ của các bên, kịp thời cảnh báo nguy cơ chậm tiến độ.
Hỗ trợ chuyên gia
Hỗ trợ sắp xếp lịch làm việc, họp, đào tạo, công tác và các yêu cầu hậu cần cho chuyên gia.
Theo dõi deliverables, biên bản xác nhận công việc và hồ sơ thanh toán.
Cập nhật danh sách và thông tin chuyên gia/ đối tác của dự án.
Hỗ trợ truyền thông và tổ chức sự kiện
Hỗ trợ tổ chức hội thảo, workshop, training, kick-off, meeting và các sự kiện của dự án.
Điều phối địa điểm, khách mời, agenda, tài liệu, hậu cần, check-in và các công việc sau sự kiện.
Phối hợp với bộ phận truyền thông/PR để chuẩn bị nội dung, hình ảnh, danh sách khách mời và thông tin sự kiện.
Theo dõi ngân sách và các chi phí liên quan trong phạm vi được phân công.
Dữ liệu và báo cáo
Cập nhật các file/database theo dõi kho, mua sắm, hợp đồng, chuyên gia, sự kiện và pipeline.
Bảo đảm thông tin được cập nhật đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn.
Lập báo cáo tuần/tháng hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu quản lý.
Hỗ trợ chuẩn hóa biểu mẫu và quy trình back-office.

Yêu Cầu Công Việc
Trình độ
Tốt nghiệp đại học trở lên.
Ưu tiên các ngành: Sinh học, Công nghệ sinh học, Hóa sinh, Dược, Y sinh, Quản trị kinh doanh, Quản lý dự án, Logistics hoặc lĩnh vực liên quan.
Kinh nghiệm
Có 0-2 năm kinh nghiệm hoặc mới tốt nghiệp nhưng có khả năng tổ chức và theo dõi công việc tốt.
Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong môi trường dự án, doanh nghiệp, bệnh viện, trường đại học, phòng xét nghiệm hoặc các vị trí điều phối/hành chính.
Kinh nghiệm về mua sắm, kho, hợp đồng, sự kiện hoặc chăm sóc khách hàng là lợi thế, không bắt buộc
Kỹ năng
Có khả năng tổ chức công việc, theo dõi deadline và phối hợp nhiều bên.
Sử dụng tốt Excel/Google Sheets và Microsoft Office.
Giao tiếp và phối hợp công việc tốt.
Cẩn thận trong quản lý số liệu, hồ sơ và chứng từ.
Có khả năng đọc hiểu tiếng Anh trong công việc là lợi thế.
Biết sử dụng các hệ thống quản lý dữ liệu là lợi thế, không bắt buộc.
Phẩm chất cá nhân
Chủ động, trách nhiệm, cẩn thận.
Có khả năng follow-up và cập nhật công việc.
Sẵn sàng học hỏi các quy trình mới.
Có khả năng làm việc với nhiều bộ phận và xử lý nhiều đầu việc.